Wenn der Arbeitstag nicht mit Feierabend endet
Warum administrative Aufgaben in vielen Unternehmen immer mehr Zeit beanspruchen
Vor einigen Monaten hatte ich die Gelegenheit, einer Podiumsdiskussion mit Unternehmensvertreterinnen und Unternehmensvertretern aus unterschiedlichen Branchen beizuwohnen. Besonders in Erinnerung geblieben ist mir ein Tischlermeister, der offen über seinen Arbeitsalltag sprach.
Nach einem langen Tag auf der Baustelle, beim Kunden begann für ihn häufig ein zweiter Arbeitstag. Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Termine koordinieren, Unterlagen organisieren, E-Mails beantworten – all die Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit ein Unternehmen funktioniert.
Mit einem Schmunzeln erzählte er, dass er dabei nicht selten direkt am Schreibtisch eingeschlafen sei.
Administrative Aufgaben können sich schnell zu einem Berg unerledigter Arbeit entwickeln.
Wenn die eigentliche Arbeit längst erledigt ist
Viele Menschen, die Verantwortung für ein Unternehmen tragen, kennen genau diese Situation. Der eigentliche Arbeitstag endet, die Kunden sind betreut, Projekte abgeschlossen oder Mitarbeitende bereits im Feierabend. Doch auf dem Schreibtisch warten noch zahlreiche Aufgaben, die sich nicht von selbst erledigen.
Typische Beispiele sind:
Angebote und Rechnungen erstellen
E-Mails bearbeiten
Termine koordinieren
Dokumente organisieren
Personalthemen bearbeiten
Fristen überwachen
gesetzliche Anforderungen erfüllen
Keine dieser Aufgaben ist unwichtig. Genau darin liegt die Herausforderung.
Warum administrative Aufgaben mit dem Unternehmen wachsen
Die meisten Unternehmen starten mit einer Idee, einem Produkt oder einer Dienstleistung – nicht mit dem Wunsch, möglichst viele Verwaltungsaufgaben zu erledigen.
Mit jedem neuen Auftrag, jeder neuen Kundin oder jedem neuen Kunden und jedem Wachstumsschritt steigen jedoch auch die organisatorischen Anforderungen.
Dazu gehören unter anderem:
Personaladministration
Verträge
Bescheinigungen
Personalunterlagen
Dokumentationspflichten
Finance & Rechnungswesen
Rechnungen
Zahlungsabgleiche
Freigaben
Auswertungen
Backoffice & Organisation
Stammdatenpflege
Dokumentenmanagement
Korrespondenz
Terminmanagement
Viele dieser Aufgaben entstehen schrittweise und werden deshalb oft erst wahrgenommen, wenn sie bereits einen erheblichen Teil des Arbeitstages einnehmen.
Wenn aus einzelnen Aufgaben ein eigener Arbeitsbereich wird
Die eigentliche Belastung entsteht selten durch eine einzelne Aufgabe. Vielmehr sind es viele kleine Tätigkeiten, die sich über Tage und Wochen hinweg summieren:
eine kurze Rückfrage
eine fehlende Information
ein Dokument, das abgelegt werden muss
eine Rechnung zur Freigabe
eine Personalanfrage
eine Terminverschiebung
Jede Aufgabe für sich betrachtet ist überschaubar. In ihrer Gesamtheit können sie jedoch erhebliche Kapazitäten binden. Aus einigen Minuten werden Stunden. Aus Stunden werden ganze Abende.
Warum es nicht darum geht, Verantwortung abzugeben
Administrative Aufgaben sind ein wichtiger Bestandteil eines funktionierenden Unternehmens. Es geht deshalb nicht darum, Verantwortung abzugeben oder Prozesse aus der Hand zu geben. Vielmehr stellt sich die Frage: Welche Aufgaben erfordern tatsächlich die Aufmerksamkeit der Geschäftsführung – und welche können strukturiert organisiert oder unterstützt werden?
Wer hier bewusst Freiräume schafft, gewinnt Zeit für:
Kunden und Kundinnen
Mitarbeitende
strategische Entscheidungen
Unternehmensentwicklung
neue Geschäftsmöglichkeiten
Fazit: Freiräume schaffen für die Aufgaben, die wirklich zählen
Am Ende der Podiumsdiskussion sagte der Tischlermeister einen Satz, der bei vielen Anwesenden für zustimmendes Nicken sorgte:
„Ich habe diesen Weg nie bereut. Mein Credo ist nach wie vor: Einfach machen.“
Unternehmertum wird immer Herausforderungen mit sich bringen. Administrative Aufgaben und organisatorische Anforderungen gehören dazu. Entscheidend ist jedoch, dass sie nicht dauerhaft die Zeit für die Themen verdrängen, die Unternehmen wachsen lassen und die Menschen ursprünglich motiviert haben, Verantwortung zu übernehmen, Ideen umzusetzen und ihr Unternehmen weiterzuentwickeln.
Wer administrative Prozesse bewusst organisiert und Freiräume schafft, gewinnt Zeit für das Wesentliche: Kunden, Mitarbeitende, Innovationen und die Zukunft des Unternehmens.